Jaarlijks onderhoud warmtepomp in België: wat is verplicht en wat log je?

Je installeert warmtepompen. Je rijdt van klant naar klant. Maar weet je zeker dat je na élke installatie ook het juiste papierwerk invult — en dat je klant weet wat hij jaarlijks moet laten doen?

Vanaf 2025 liggen de regels in België een stuk strakker. Logboeken zijn verplicht, F-gassenInspecties ook, en een klant die zijn onderhoudscontract niet nakomt, kan zijn premie kwijtraken. Als installateur zit jij in het midden van die verantwoordelijkheid.

Dit artikel legt precies uit wat verplicht is, wat je logt, en wat je klant mag verwachten. Inclusief checklist onderaan.

Wat is wettelijk verplicht voor een warmtepomp in België?

Dit is de vraag die veel installateurs niet scherp hebben. En dat is begrijpelijk — de regels komen uit verschillende richtingen tegelijk. De Belgische wetgeving combineert Europese F-gassenregels, regionale energie-eisen en sectorale certificeringen. Hieronder zet je het op een rij.

F-gassenInspectie

Een warmtepomp werkt met een koudemiddel — een gas dat warmte van buiten naar binnen pompt. Dat gas valt onder de Europese F-gassenverordening (EU 517/2014 — regels over fluorhoudende broeikasgassen). Hoe meer van dat gas er in het systeem zit, hoe vaker je moet controleren of er lekken zijn.

De drempel in België:

• 5 ton CO₂-equivalent of meer: verplichte lekdetectiecontrole elke 12 maanden
• 50 ton CO₂-equivalent of meer: elke 6 maanden, plus een permanent lekdetectiesysteem verplicht
• Minder dan 5 ton CO₂-equivalent: geen vaste inspectiefrequentie, maar je bent wél verplicht een logboek bij te houden zodra het systeem meer dan 3 kg koudemiddel bevat

Ter vergelijking: een standaard lucht-water warmtepomp voor een woning bevat typisch 1 tot 4 kg R-410A of R-32, wat neerkomt op ruwweg 2 tot 8 ton CO₂-equivalent. Je zit dus al snel aan de grens of erboven.

RESCERT-erkenning

Alleen technici met een RESCERT-attest (het Belgische erkenningsschema voor koeltechnici en warmtepompmonteurs) mogen F-gassen hanteren en logboeken officieel invullen. Werk je met onderaannemers? Check altijd hun attest. Zonder geldig RESCERT-certificaat is de handtekening in het logboek juridisch niets waard.

Logboek

Elk systeem met meer dan 3 kg koudemiddel heeft een verplicht logboek nodig. Dat logboek bevat:

• De hoeveelheid en het type koudemiddel
• Datum en resultaat van elke lekdetectiecontrole
• Naam en certificaatnummer van de technicus
• Eventuele bijvullingen of vervanging van koudemiddel

Dat logboek blijft bij het toestel — niet in jouw bedrijfswagen en niet alleen digitaal op jouw server. De eigenaar van het gebouw is verantwoordelijk voor het bewaren ervan.

Fluvius en netaansluiting

Als de warmtepomp ook gevoed wordt via een slim nettarief (nachtstroomcontract of capaciteitstarief via Fluvius in Vlaanderen), heeft de netbeheerder gegevens nodig over het vermogen van de installatie. Die koppeling verloopt via het keuringsattest en de conformiteitsverklaring. Ontbreekt die? Dan kan de klant zijn gunstig tarief verliezen.

Wat log je precies bij een jaarlijkse onderhoudsbeurt?

Een onderhoudsbeurt is geen vrije invulling. Als gecertificeerd installateur leg je een aantal zaken schriftelijk vast. Hier is wat er minimaal in het onderhoudsrapport moet staan — en wat je daarna in het logboek noteert.

Tijdens de onderhoudsbeurt

1. Controleer de werkdruk van het koelcircuit en vergelijk met de fabriekswaarden
2. Meet de inlaattemperatuur en de uitlaattemperatuur van het water — noteer het verschil (deltaT)
3. Controleer op zichtbare lekken aan koppelingen, afdichtingen en ventielblokken
4. Controleer het expansievat en de vuldruk van het hydraulisch circuit
5. Spoel of controleer het filter/sifon op de retourleiding
6. Controleer de werking van de noodverwarming (elektrisch bijverwarmingselement)
7. Controleer de instelling van de regelaar (stooklijn, aanvoertemperatuur, nachtverlagingen)
8. Noteer de COP (Coefficient of Performance — de verhouding tussen geleverde warmte en gebruikte stroom) als de installatie hier data over bijhoudt
9. Controleer de elektrische aansluitingen op losse verbindingen en corrosie
10. Controleer eventuele buitenunit op vrije luchttoevoer, vogelschade en begroeiing

In het logboek

Na de beurt noteer je minimaal:

• Datum van de controle
• Naam en RESCERT-nummer van de technicus
• Resultaat lekdetectie (positief of negatief)
• Bijgevulde hoeveelheid koudemiddel (in gram, met chargenummer)
• Opmerking bij afwijkingen of aanbevelingen

Geef de klant een kopie van het onderhoudsrapport. Bewaar zelf ook een kopie — minstens 5 jaar. Bij een schadeclaim of controle door de FOD Leefmilieu heb je die nodig.

Wat kost een onderhoudsprogramma — en wat levert het jou op?

Veel installateurs denken bij onderhoud aan één beurt per jaar en één factuur. Maar er zit veel meer in als je het slim opzet.

De cijfers voor jouw bedrijf

Een standaard onderhoudscontract voor een lucht-water warmtepomp kost de klant tussen €150 en €250 per jaar (exclusief btw). Als de woning ouder is dan 10 jaar, geldt 6% btw — handig om te vermelden in je offerte, want dat scheelt de klant geld. Lees meer over wanneer 6% btw van toepassing is op warmtepompen in België.

Voor jou als installateur betekent dat:

• 10 onderhoudscontracten = €1.500 tot €2.500 vaste terugkerende omzet per jaar
• 50 contracten = €7.500 tot €12.500
• 100 contracten = €15.000 tot €25.000

Dat is omzet die je al in januari kent. Geen acquisitie, geen offerte, geen wachten.

Bovendien: bij een onderhoudsbeurt zie je vaak vervangingswerk. Een doorgeslagen condensatorpomp, een versleten anode, een afgesteld expansievat. Gemiddeld leidt 1 op de 4 onderhoudsbeurten tot een extra opdracht van €200 tot €800.

Rekenvoorbeeld

Stel: je hebt 60 onderhoudscontracten. 15 daarvan leveren extra werk op.

• Contractopbrengst: 60 × €190 = €11.400
• Extra werk: 15 × €400 gemiddeld = €6.000
• Totaal: €17.400 per jaar — vaste, voorspelbare omzet

En dat terwijl je voor diezelfde klanten toch al langskwam.

MijnVerbouwPremie en onderhoudsverplichtingen

In het Vlaams premiestelsel (MijnVerbouwPremie via het VEKA — Vlaams Energie- en Klimaatagentschap) is een warmtepomp pas subsidieerbaar als hij door een erkend installateur is geplaatst. In de voorwaarden staat ook dat het systeem onderhouden moet worden volgens de fabrieksaanbevelingen.

Als een klant geen onderhoudsbeurt kan aantonen en er treedt een defect op binnen de garantieperiode, kan dat problemen geven met de premie of de fabrieksgarantie. Jij bent dan de schakel die de klant had moeten informeren. Zet dat schriftelijk in je opleverdocument.

Hoe stel je een goed onderhoudsprotocol in — stap voor stap

Een goed protocol heeft drie pijlers: wat je doet, wat je noteert, en wat de klant ontvangt. Hieronder elk stap concreet.

1. Maak een vaste onderhouds-checklist per type warmtepomp (~30 minuten) Maak één A4 per fabrikant (Bulex, Daikin, Viessmann, Vaillant, Nibe) met de verplichte controlepunten. Gebruik de technische handleiding van de fabrikant als basis. Voeg de wettelijke F-gassen-punten toe als vaste blokken. Meer over wat Bulex specifiek vraagt van installateurs lees je hier.

2. Registreer elke installatie in een digitaal klantenbestand (~15 minuten per klant) Noteer bij elke installatie: type toestel, serienummer, type koudemiddel, hoeveelheid koudemiddel, datum van inbedrijfstelling, en datum eerste onderhoud gepland. Een eenvoudige spreadsheet volstaat — je hebt geen duur CRM nodig.

3. Stuur een herinneringsmail of sms 4 weken voor de vervaldatum (~10 minuten opzetten, daarna automatisch) De meeste e-mailprogramma's (ook gratis zoals Mailchimp of zelfs Gmail met een herinnering) laten je dit automatiseren. Vermeld de wettelijke verplichting kort — "uw logboek moet dit jaar bijgewerkt worden" — en een directe link om een afspraak te maken.

4. Vul het logboek ter plaatse in, niet achteraf (~10 minuten per beurt) Het logboek bijvullen "als je thuis bent" is de grootste valkuil. Het gebeurt dan niet, of onvolledig. Neem een papieren logboekformulier mee of gebruik een app op je tablet. Sommige installateurs gebruiken de app van hun RESCERT-erkende koelmiddelenleverancier.

5. Geef de klant een ondertekend onderhoudsrapport (~5 minuten) Één blad, begrijpelijk. Datum, wat gecontroleerd, wat gevonden, wat aanbevolen. Laat de klant tekenen voor ontvangst. Bewaar een scan. Dit beschermt jou als er later discussie is over garantie of aansprakelijkheid. Over aansprakelijkheidsrisico's als installateur lees je meer in dit artikel over warmtepomp-aansprakelijkheid in België.

6. Sluit een schriftelijk onderhoudscontract voor meerjarige klanten (~20 minuten per contract) Leg vast: wat je doet per beurt, hoe vaak, tegen welke prijs (inclusief of exclusief btw), en wat niet inbegrepen is (bijvullen koudemiddel, vervangingsonderdelen). Vermeld dat het contract opzegbaar is met 1 maand opzegtermijn. Zo vermijd je discussies achteraf.

7. Check jaarlijks of jouw RESCERT-attest nog geldig is (~5 minuten) Een verlopen certificering is een van de meest voorkomende administratieve fouten. Je mag dan wettelijk geen koudemiddelen hanteren. Controleer je vervaldatum op het portaal van RESCERT.be en plan de hernieuwing ruim op voorhand.

Wat mag je zeggen en wat niet? (BE)

Als installateur maak je claims tegenover klanten — over besparingen, over subsidies, over garanties. Die claims zijn niet vrijblijvend. De Belgische Wet op de Marktpraktijken (WER — Wetboek Economisch Recht) en de Ethische Jury voor de Publiciteit (JEP) stellen grenzen aan wat je mag beloven.

✅ Dit mag — "Dit systeem voldoet aan de voorwaarden voor MijnVerbouwPremie, mits u aan alle criteria voldoet." Jij informeert, de klant beslist. Je belooft geen premie, je beschrijft een mogelijkheid.

✅ Dit mag — "Regelmatig onderhoud verlengt de levensduur van uw warmtepomp en is vereist voor het behoud van de fabrieksgarantie." Dit is feitelijk en verifieerbaar. Zorg dat je het schriftelijk kunt onderbouwen met de garantievoorwaarden van de fabrikant.

✅ Dit mag — "Een jaarlijkse onderhoudsbeurt kost gemiddeld tussen €150 en €250 excl. btw." Een bandbreedte is eerlijk. Vaste prijsgaranties geven zonder voorbehoud is dat niet.

❌ Dit niet — "Met onze warmtepomp bespaart u zeker €800 per jaar op uw energiefactuur." Besparingen hangen af van gebruiksgedrag, isolatie, energieprijzen en tarief. Je mag geen concrete besparingen garanderen tenzij je ze kunt onderbouwen met een erkende berekening.

❌ Dit niet — "U krijgt gegarandeerd de premie als u bij ons installeert." Premies worden toegekend door de overheid of netbeheerder, niet door jou. Je kunt begeleiden en documenteren, maar nooit garanderen.

❌ Dit niet — "Alleen wij zijn erkend voor dit merk in uw regio." Tenzij je een exclusief dealercontract hebt en dit aantoonbaar is, is dit een misleidende exclusiviteitsclaim.

De Belgische toezichthouder op marktpraktijken is de FOD Economie (Federale Overheidsdienst Economie, K.M.O., Middenstand en Energie). Overtredingen kunnen leiden tot een waarschuwing, een dwangsom of een publicatieverbod. In de praktijk gaat het bij installateurs vooral mis met energiebesparingsbeloftes en premiegaranties — twee dingen die je beter altijd omschrijft als "mogelijkheden onder voorwaarden".

Wat moet je nu doen?

Het onderhoud van een warmtepomp is geen vrije keuze meer — het is een wettelijke verplichting met een logboek, een gecertificeerde technicus en een duidelijke rapportage aan de klant.

Zorg dat elke installatie een logboek heeft, dat je RESCERT-certificaat geldig is, en dat je klant een ondertekend onderhoudsrapport ontvangt na elke beurt.

Sluit schriftelijke onderhoudscontracten met meerjarige klanten — het geeft jou vaste omzet en de klant zekerheid over zijn garantie en premievoorwaarden.

Communiceer eerlijk over besparingen en premies: informeer, beloof niet.

Sieng bouwt websites voor installateurs die gevonden willen worden door ChatGPT en Perplexity. Bekijk wat we doen of plan een gratis gesprek.