Je hebt de warmtepomp geplaatst. De keuring is gedaan. De klant heeft getekend. En dan: stilte. Geen betaling. Geen reactie. De factuur staat al 60 dagen open. Dit is wat je nu moet doen — stap voor stap, en met de wet aan jouw kant.
Wanneer is een klant officieel in gebreke in België?
Een klant is in gebreke van zodra hij niet betaalt binnen de afgesproken betalingstermijn. Maar wat als je niets op de factuur hebt gezet? Dan geldt de wettelijke termijn.
Voor particuliere klanten (B2C): de betalingstermijn mag maximaal 30 dagen zijn na ontvangst van de factuur. Dit is vastgelegd in het Belgische Wetboek Economisch Recht (WER — de wet die regels stelt voor handelspraktijken en consumentenbescherming).
Voor zakelijke klanten (B2B): je mag maximaal 60 dagen afspreken. Daarboven is niet automatisch verboden, maar je moet het schriftelijk vastleggen en het mag niet "kennelijk onbillijk" zijn voor jou als leverancier.
Staat er geen termijn op jouw factuur? Dan geldt 30 dagen. Staat er wel een termijn op? Dan begint de wettelijke rente automatisch te lopen vanaf de dag nadat die termijn verstrijkt. Je hoeft daar geen bijkomende aanmaning voor te sturen.
Dat laatste is belangrijk. Veel installateurs denken dat ze eerst een aanmaning moeten sturen voordat de rente begint te lopen. Dat klopt niet voor B2B. Bij particulieren moet je wél eerst een aanmaning sturen — maar daarna heb je pas recht op wettelijke rente.
| Situatie | Wanneer begint de rente? | Aanmaning verplicht? | |---|---|---| | B2B-klant, termijn op factuur | Dag na het verstrijken van de termijn | Nee | | B2B-klant, geen termijn op factuur | Dag 31 na factuurdatum | Nee | | Particuliere klant (B2C) | Dag na de aanmaning | Ja, eerst aanmanen |
Inzicht
De wettelijke rente voor handelstransacties in België bedraagt in het eerste halfjaar van 2026 12% per jaar. Dat is de referentierente van de ECB (Europese Centrale Bank) + 8 procentpunten. Op een onbetaalde factuur van €5.000 loopt dat op naar €600 per jaar — of €50 per maand.
Welke stappen mag je zetten als een klant niet betaalt?
Hier is de logische volgorde die je aanhoudt. Elke stap heeft een doel: betaling krijgen, bewijzen dat je het geprobeerd hebt, en je positie versterken als het toch voor de rechter komt.
Stap 1: Herinnering (vriendelijk)
Stuur een eerste herinnering zodra de betaaltermijn met 7 tot 14 dagen overschreden is. Toon, e-mail, telefoon — het maakt niet uit. Wees vriendelijk. Fouten kunnen altijd voorkomen.
Stap 2: Formele aanmaning (ingebrekestelling)
Als de herinnering geen effect heeft, stuur je een formele aanmaning per aangetekende brief of via een aangetekende e-mail met bevestiging van ontvangst.
In deze brief vermeld je:
- Het openstaande bedrag
- Het factuurnummer en de factuurdatum
- De nieuwe uiterste betaaldatum (geef 15 dagen)
- Dat je wettelijke rente en een forfaitaire vergoeding zult aanrekenen bij uitblijven van betaling
Bij B2C-klanten is deze stap verplicht voordat je rente mag aanrekenen. Bij B2B mag je de rente al eerder laten lopen, maar een formele aanmaning versterkt wel jouw dossier.
Stap 3: Forfaitaire schadevergoeding aanrekenen
Bij B2B heb je automatisch recht op een forfaitaire schadevergoeding (een vaste compensatie bovenop de rente) van €135. Dat is wettelijk vastgelegd. Je hoeft dit niet te bewijzen — het is gewoon verschuldigd.
Bij grotere facturen geldt een schaal:
- Factuur t.e.m. €149,99: forfait van €20
- Factuur tussen €150 en €999,99: forfait van €30
- Factuur van €1.000 of meer: forfait van €65
Wacht — dat klopt niet helemaal. Voor handelstransacties (B2B) is het minimum €40. De forfaits hierboven gelden voor consumenten (B2C) op basis van de wet van 2 augustus 2002, zoals gewijzigd.
Laat dit altijd checken door een accountant of jurist als er grote bedragen op het spel staan.
Stap 4: Incassobureau of gerechtelijke procedure
Als betaling nog altijd uitblijft na de formele aanmaning, heb je twee paden:
Pad A — Incassobureau: een incassobureau neemt het dossier over en probeert minnelijk (vriendschappelijk, buiten de rechtbank om) in te nen. De kosten variëren tussen 10% en 20% van het te innen bedrag, soms met een minimum van €50 tot €150 per dossier. Let op: in België mag je de incassokosten niet automatisch doorrekenen aan de klant tenzij dat in jouw algemene voorwaarden staat.
Pad B — Gerechtelijke procedure: je stapt naar de rechtbank. Voor vorderingen tot €5.000 is dat de vrederechtbank. Daarboven is het de ondernemingsrechtbank. Je kunt ook een beroep doen op de procedure voor onbetwiste schulden (vroeger: Europees betalingsbevel of de Belgische procedure van art. 1394/20 e.v. Ger.W.) — dit is een versnelde procedure als de klant de factuur niet betwist.
Wat kost wanbetaling jou écht — en wat levert aanpakken op?
Veel installateurs laten facturen liggen omdat "het gedoe is" of omdat ze bang zijn de klant te verliezen. Maar kijk eens naar de cijfers.
Stel: je hebt een openstaande factuur van €4.500 voor een warmtepompinstallatie.
De klant betaalt niet. Jij doet niets. Na 6 maanden boek je het af als verlies.
Wat had je wél kunnen krijgen?
- Hoofdsom: €4.500
- Wettelijke rente (12% op jaarbasis, 6 maanden): €270
- Forfaitaire vergoeding (B2B): €135
- Totaal: €4.905
Minus de kosten van een incassobureau (stel 15%): €675
Je netto-opbrengst: €4.230 — in plaats van €0.
Dat is het verschil tussen een verliespost en een betaalde rekening.
En het gaat verder. Want elke te laat betaalde factuur kost je ook werkkapitaal. Als jij €4.500 te goed hebt maar niet ontvangt, moet je dat zelf voorschieten: materialen, personeel, brandstof. Bij een klein bedrijf loopt dat snel op.
Lees ook: als je als installateur werkt met Fluvius-procedures of premies zoals MijnVerbouwPremie, dan is het extra belangrijk dat jouw facturen correct zijn opgesteld. Een fout in de btw of een ontbrekende vermelding kan een klant gebruiken als reden om betaling uit te stellen. Meer over het 6% btw-tarief voor warmtepompen in België lees je hier.
De trend is duidelijk: openstaande vorderingen bij installateurs stijgen elk jaar. Deels door duurdere installaties (warmtepompen, zonnepanelen), deels door langere betaalcycli bij particulieren die wachten op premies.
Het probleem lost zichzelf niet op. Jij moet het aanpakken.
Hoe zet je een waterdicht betalingsproces op? (Stappenplan)
Tip
Dit stappenplan kost je in totaal ongeveer 2 uur om op te zetten. Daarna werkt het automatisch. Elke installateur met een eigen bedrijf kan dit morgen doen.
Stap 1: Zet een betalingstermijn op elke factuur (~15 minuten)
Gebruik je facturatiesoftware (Billit, Teamleader, Exact, of zelfs Word) en voeg standaard toe: "Betaalbaar binnen 30 dagen na factuurdatum" voor particulieren, "Betaalbaar binnen 30 dagen, tenzij anders overeengekomen" voor bedrijven.
Voeg ook toe: "Bij niet-tijdige betaling is van rechtswege en zonder ingebrekestelling een verwijlrente verschuldigd van 12% per jaar, evenals een forfaitaire schadevergoeding van €135 (B2B)."
Dat ene zinnetje geeft je automatisch recht op rente — ook als je nooit een aanmaning stuurt.
Stap 2: Werk met een voorschot (~30 minuten om te implementeren in jouw offerteproces)
Vraag bij elke offerte een voorschot van 30% à 40% van het totaalbedrag. Dat is gangbaar in de sector en beschermt je bij wanbetaling.
Een klant die 40% heeft betaald, heeft ook belang bij het afronden van de installatie. De kans op wanbetaling bij de eindfactuur daalt sterk.
Boek dit in jouw boekhoudprogramma als "te ontvangen voorschot" — zo ziet jouw accountant het meteen als de eindfactuur uitstaat.
Stap 3: Stuur automatische herinneringen (~20 minuten instellen)
De meeste facturatiesoftware laat je automatische herinneringen instellen. Stel dit in op:
- Dag 7 na verstrijken: vriendelijke herinnering
- Dag 14: tweede herinnering met vermelding van rente
- Dag 21: formele aanmaning (aangetekend of via aangetekende e-mail)
Doe je dit handmatig? Maak een agendaherinnering aan op dag 7, 14 en 21 na de betaaldatum.
Stap 4: Dossier opbouwen (~10 minuten per factuur)
Bewaar alles: de ondertekende offerte, de plaatsingsbon, de foto's van de installatie, de factuur en alle communicatie met de klant. Dit is jouw bewijsdossier als het voor de rechter komt.
Digitaal of in een map — maakt niet uit. Maar bewaar het.
Stap 5: Kies het juiste incassopad (~30 minuten om een partner te selecteren)
Zoek nu al een incassobureau of een jurist die gespecialiseerd is in bouwrecht. Zo hoef je bij wanbetaling niet te beginnen met zoeken. Vraag tarieven op bij twee of drie bureaus.
Let op: kies een bureau dat erkend is en werkt binnen de Belgische wetgeving. Sommige buitenlandse bureaus kennen het Belgisch recht niet goed genoeg.
Stap 6: Neem jouw algemene voorwaarden serieus (~1 uur om op te stellen of te laten nakijken)
Jouw algemene voorwaarden (AV — het document met alle regels voor jouw samenwerking met klanten) moeten minstens bevatten:
- Betalingstermijn
- Rentebeding
- Forfaitaire vergoeding
- Eigendomsvoorbehoud (de installatie blijft eigendom van jou totdat alles betaald is — nuttig bij duurdere materialen)
- Klachtentermijn
Laat ze eenmalig nalezen door een jurist. Dat kost tussen €150 en €400 maar beschermt je voor jaren.
Over aansprakelijkheid bij installaties: lees ook ons artikel over aansprakelijkheid als de warmtepomp niet presteert — want een klant die klaagt over de prestatie gebruikt dat soms als argument om niet te betalen.
Wat mag je zeggen en wat niet? (BE)
Als installateur heb je rechten. Maar er zijn ook grenzen aan wat je mag doen en zeggen als een klant niet betaalt.
| ✅ Dit mag | ❌ Dit niet | |---|---| | Wettelijke rente aanrekenen (12%, 2026-S1) | Rente aanrekenen die hoger is dan wettelijk toegestaan zonder contract | | Forfaitaire vergoeding van €135 eisen (B2B) | De installatie "terugkomen halen" als de klant niet betaalt (eigendomsvoorbehoud moet in AV staan) | | Aangetekende aanmaning sturen | De klant publiekelijk beschuldigen van fraude op sociale media | | Een incassobureau inschakelen | Valse deadlines of bedreigingen gebruiken ("anders bel ik de politie") | | Naar de vrederechtbank of ondernemingsrechtbank stappen | Gegevens van de klant doorgeven aan derden zonder grondslag (AVG — de Europese privacywet) | | Eigendomsvoorbehoud inroepen als dat in jouw AV staat | Werken stilleggen bij andere klanten als drukmiddel | | RESCERT-certificering als vakbekwaamheid vermelden | Claimen dat klant strafbaar is zonder juridisch advies |
Over de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming): als je een incassobureau inschakelt, geef je persoonsgegevens door van jouw klant. Dat is toegestaan als er een gerechtvaardigd belang is (een openstaande schuld is dat). Maar je mag die gegevens niet zomaar doorverkopen of gebruiken voor andere doeleinden.
Over RESCERT: als jij RESCERT-gecertificeerd bent (het Belgische kwaliteitslabel voor installateurs van hernieuwbare energie), dan zegt dat iets over jouw vakbekwaamheid — niet over jouw betalingsgeschillen. RESCERT bemiddelt niet in commerciële geschillen tussen installateurs en klanten.
Over de FOD Economie: de FOD Economie (de Belgische federale overheidsdienst die toezicht houdt op handelspraktijken) kan optreden bij oneerlijke handelspraktijken. Als een klant beweert dat jij hem misleid hebt, kan hij daar terecht. Zorg dus dat jouw offertes en facturen altijd duidelijk en correct zijn.
Disclaimer: dit artikel geeft algemene informatie over Belgische wetgeving. Het is geen juridisch advies. Bij specifieke situaties of grote bedragen raadpleeg je best een jurist of accountant.
Wat moet je nu doen?
Wanbetaling is geen pech — het is een probleem dat je kunt aanpakken met de juiste middelen.
Zet vandaag nog een betalingstermijn en rentebeding op jouw facturen. Vraag voortaan een voorschot van 30 à 40% bij elke offerte. Bewaar elk document: offerte, plaatsingsbon, foto's, factuur.
Als een klant niet betaalt: stuur een formele aanmaning, reken wettelijke rente aan (12% in 2026), en schakel een incassobureau in als minnelijk overleg mislukt. Je hebt het recht aan jouw kant — gebruik het ook.
En als je wil dat jouw bedrijf online even professioneel overkomt als jij op de werf: lees dan ook hoe je gevonden wordt door AI zoals ChatGPT — want klanten die jou vinden via AI converteren 4 keer beter dan via Google.
Inzicht
Belgische installateurs laten gemiddeld €15.600 per jaar aan openstaande vorderingen staan. Dat is geen verlies dat je moet accepteren — dat is geld waar jij recht op hebt. Begin vandaag met stap 1: één zin toevoegen aan jouw factuursjabloon.
Sieng bouwt websites voor installateurs die gevonden willen worden door ChatGPT en Perplexity. Bekijk wat we doen of plan een gratis gesprek.